Déclaration de confidentialité

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection de votre vie privée et l’ACSM Thames Valley – Services de santé mentale et de traitement des dépendances, communiquez avec notre agente de protection de la vie, Kimberly Poole par courriel à privacy@cmhatv.ca ou par téléphone au 519 539-8055 ou au 1 800 859-7248.

Comprendre vos renseignements personnels sur la santé et vos droits en matière de protection de la vie privée

En quoi consistent les renseignements personnels sur la santé?

Vos renseignements personnels sur la santé comportent, entre autres, des renseignements sur :

• votre santé mentale ou votre dépendance;
• votre santé physique;
• vos antécédents sur le plan de la santé;
• vos antécédents personnels;
• les antécédents pertinents de votre famille en matière de santé.

Pourquoi recueille-t-on mes renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sur la santé servent surtout à dresser le profil de votre état de santé général afin que vos fournisseurs de soins puissent vous offrir les meilleurs soins possible.

Il est important de communiquer vos renseignements personnels sur la santé à d’autres fournisseurs de services par courrier, par télécopieur ou par voie électronique. En effet, la transmission de ces renseignements aux membres de votre équipe de soins dans la communauté permet à ces derniers d’avoir des renseignements à jour à votre sujet et ainsi de bien répondre à vos besoins en toute sécurité.

Comment protégez-vous mes renseignements personnels sur la santé?

Seuls les membres du personnel autorisés qui vous fournissent des services de soutien et des soins de santé ont le droit d’utiliser vos renseignements personnels sur la santé.

Vos fournisseurs de soins doivent avoir prévu des mesures de protection administrative, matérielle et technique de leurs dossiers physiques et réseaux électroniques contre l’utilisation malveillante, l’altération, la copie, la divulgation, la destruction, la surveillance ou les dommages. Figurent parmi ces mesures de protection des logiciels de protection et des protocoles de cryptage, des pare-feu, des verrous et d’autres contrôles d’accès, des évaluations des répercussions sur la vie privée, de la formation sur la confidentialité destinée au personnel et aux étudiants ainsi que des ententes de confidentialité.

Les mesures de protection de la vie privée et de la sécurité sont continuellement passées en revue et améliorées, au besoin, afin d’assurer le niveau de protection le plus élevé.

Quels sont mes droits concernant la protection de mes renseignements personnels?

• Vous avez le droit de demander une copie de votre dossier clinique; il suffit de communiquer avec votre fournisseur de services de santé.
• Vous avez le droit de demander une rectification ou une modification de vos renseignements personnels sur la santé. Vous avez aussi le droit de bloquer l’accès à votre dossier clinique, en tout ou en partie, à certains destinataires.
• Vous pouvez déposer une plainte si vous croyez que votre fournisseur de services n’a pas traité correctement votre préoccupation liée à la protection de la vie privée.

Comment protégez-vous ma vie privée quand je reçois mes services sous forme de soins virtuels sécurisés?

Les soins virtuels sécurisés peuvent être offerts par téléphone, courriel, texto et vidéoconférence (au moyen d’OTN, de Zoom, de WebEx ou de MS Teams). Avant de communiquer avec vous au moyen d’une de ces plateformes, nous vous demanderons votre consentement verbal exprès.

Comment protégez-vous ma vie privée quand nous utilisons des méthodes de soins virtuels?

Nous vous demanderons votre consentement verbal exprès à la communication.

Pour des raisons de confidentialité, nous déconseillons le counseling par courriel ou par texto. Cependant, moyennant votre consentement verbal éclairé et documenté, nous pourrions communiquer des renseignements « nécessaires » par courriel si tous les autres modes de communication (téléphone ou courrier) ne sont pas possibles ou empêcheraient la prestation en temps opportun de services urgents ou essentiels.

Nous pourrions utiliser les textos seulement pour envoyer ou recevoir des renseignements administratifs, par exemple l’heure d’un rendez-vous ou une demande de renouvellement d’une ordonnance.

Est-ce qu’il vous arrive d’envoyer par courriel des renseignements personnels sur la santé à mon sujet?

Il pourrait nous arriver à l’occasion de devoir utiliser le courriel pour envoyer des documents protégés par mot de passe qui contiennent des renseignements personnels sur la santé à votre sujet, que ce soit à vous ou à d’autres fournisseurs de soins de santé qui appartiennent à votre cercle de soins. Nous obtiendrons d’abord votre consentement explicite, sous forme verbale ou écrite, avant d’envoyer de tels renseignements à des fournisseurs essentiels qui ne font pas partie de votre cercle de soins (p. ex. conseillers juridiques). Lorsque nous envoyons des messages par courriel, nous prenons les mesures suivantes :

• Tout d’abord, nous envoyons un message d’essai à votre adresse courriel (ou à celle du fournisseur de soins de santé) pour nous assurer d’avoir la bonne adresse. Le corps du message et la ligne objet ne contiennent pas votre nom ni aucun renseignement identificatoire ou renseignement personnel sur la santé. Le message ne contient aucune pièce jointe.
• Une fois que nous avons confirmé avoir la bonne adresse, nous envoyons le courriel et les pièces jointes nécessaires.
• Le corps du message et la ligne objet ne contiennent pas votre nom ni aucun renseignement identificatoire.
• Tous les documents à joindre sont chiffrés et sécurisés par mot de passe au moyen d’un logiciel spécial. Autrement dit, le document ne peut pas être ouvert sans le mot de passe. Aucun renseignement identificatoire n’est utilisé dans le nom des fichiers.
• Enfin, nous envoyons un troisième message, lequel contient le mot de passe. Encore une fois, aucun renseignement identificatoire ne paraît dans le corps du message ni dans la ligne objet. Nous pourrions aussi vous communiquer le mot de passe par téléphone plutôt que par courriel.
• Après avoir confirmé la réception du courriel, nous supprimons les courriels envoyés de notre boîte de réception, puis les supprimons de la corbeille. Ainsi, nous nous assurons que les courriels sont complètement éliminés de notre système de courriel.

Est-ce qu’on peut communiquer mes renseignements personnels sur la santé à des tiers qui ne sont pas des fournisseurs de soins de santé?

Votre fournisseur de soins doit obtenir votre consentement exprès pour communiquer vos renseignements personnels sur la santé à des tiers.

Vous pouvez demander des copies de certains éléments de votre dossier de santé ou de votre dossier au complet à des fins autres que la prestation de soins de santé, par exemple pour répondre aux besoins de votre avocat ou pour présenter une demande de prestations d’invalidité de courte durée ou de longue durée.

Y a-t-il des situations où on pourrait divulguer mes renseignements personnels sur la santé sans mon consentement exprès?

Oui. Il y a des situations où vos fournisseurs de soins sont obligés de divulguer vos renseignements personnels sur la santé sans votre consentement exprès. Par exemple, si vous êtes à risque de vous faire du mal ou de faire du mal aux autres, il nous faudra peut-être divulguer les renseignements nécessaires pour vous protéger. De plus, la loi oblige vos fournisseurs de soins à répondre à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition.

Par ailleurs, on pourrait utiliser des données démographiques et statistiques anonymes aux fins d’évaluation des programmes et du financement. 

Pourquoi verse-t-on les résultats de mes évaluations dans un système électronique centralisé?

L’accès à une version électronique de vos renseignements sur la santé permet à vos fournisseurs de soins de santé autorisés de consulter rapidement et de manière sécuritaire vos antécédents médicaux, peu importe où vous recevez vos soins.

Les autres fournisseurs de services de santé qui vous prodiguent des soins obtiennent ainsi une vue d’ensemble de vos évaluations et pourront vous fournir de meilleurs soins.

Le système électronique centralisé permet de communiquer les résultats de vos évaluations aux fournisseurs de services de santé communautaires qui doivent passer en revue ces renseignements afin de vous fournir des services. Si vous avez des préoccupations concernant la confidentialité et la protection de vos renseignements personnels sur la santé, vous pouvez communiquer avec l’agent de protection de la vie privée de votre fournisseur de services de santé. Si vous voulez donner ou retirer votre consentement à la communication des résultats de vos évaluations au moyen du système électronique de communication des données, appelez le centre d’appel du consentement au 1 855 585-5279 ou 1 855 973-4445 (ATS).

Qu’est-ce que cela signifie lorsque je donne mon consentement à la communication de mes renseignements personnels sur la santé au sein de mon cercle de soins?

Une fois que vous avez donné votre consentement, on téléversera votre dossier d’évaluation à un système électronique centralisé protégé. Vos fournisseurs de soins utiliseront les renseignements figurant dans votre rapport d’évaluation pour vous fournir les soins sécuritaires et de qualité qui répondent le mieux à vos besoins.

Vous avez le droit d’être informé des conséquences positives et négatives de votre décision de consentir ou de ne pas consentir à la communication de vos renseignements personnels sur la santé aux fournisseurs de services de santé faisant partie de votre cercle de soins.